E-Mail-Signaturen

Oftmals verordnen Arbeitgeber, dass alle Mitarbeiter die gleichen Signaturen bei E-Mails verwenden müssen. Die Gründe sind klar:

  • Es soll ein professionelles Bild vermittelt werden, sei es gegenüber Partnern, Kunden oder Lieferanten.
  • Die Signaturen sollen alle gleich sein und somit das Corporate Identity widerspiegeln.
  • Sicherstellen, dass die relevanten Informationen enthalten sind und nicht nach dem persönlichen Geschmack des einzelnen Mitarbeiters zusammengestellt sind.

So weit so gut. Bis hier stehe ich voll dahinter. Sehe ich aber Signaturen durch, stechen mir ein diverse Punkte ins Auge, welche überhaupt nicht professionell wirken:

  • RFC 1855 gibt eine Empfehlung für die Länge. Vier Zeilen sind vollkommen ausreichend.
  • Die Zeichenfolge “– ” (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) ist eine etablierte Konvention zum Trennen zwischen Text und Signatur.
  • Die Signatur sollte auch bei “Nur-Text”-Mails eine gute Figur machen. HTML ist für Webseiten, aber nicht für Nachrichten. Wieso es immer noch Clients gibt, welche HTML unterstützen, ist mir ein Rätsel…
  • Wenn schon HTML, dann bitte solches, dass validiert. Ebenso sollte nicht die komplette Palette der typografische Ausprägungen genutzt werden.
  • Telefon-Nummern, PGP-Schlüssel und andere Zeichen- oder Zahlenfolgen sinnvoll gruppieren. Menschen lesen anders als Maschinen.
  • Der Öko-Hinweis ist nett, aber vollkommen nutzlos. Die meisten Clients können Nachrichten sowieso nicht schlau archivieren und die meisten Nutzer kümmern sich auch nicht darum. Also wird vermeintlich wichtiges auch weiterhin gedruckt und abgelegt.
  • Alles in einer Sprache, bitte nicht gemischt.
  • Der Absendername sollte identisch mit wirklichen Namen, resp. dem in der Signatur, sein und dem Standard “Vorname Nachname” folgen. Der Vorname heisst nicht umsonst Vorname. Die Empfänger danken es, da sie die Nachrichten auch sortieren können.
  • Kein Disclaimer. Niemand liest Disclaimer, sie haben keine rechtliche Relevanz (Wenn jemand Details, sprich Geschriftentscheide oder dergleichen aus der Schweiz hat, bitte einen Kommentar hinterlassen) und sie stören beim Drucken.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Statt viel Zeit in die Formatierung von Signaturen zu investieren, die Zeit lieber in elektronische Signaturen und Verschlüsselung stecken. Dies bringt einen Mehrwert für die Kommunikation per E-Mail. Die Empfänger sind nicht blöd, sie können ohne Probleme die E-Mail-Adresse des Absendern erkennen und anhand seiner Domain auf die Webseite schliessen. Nur weil ein Client gewissen Funktionalität zur Verfügung stellt, heisst dies noch lange nicht, dass man sie auch nutzen sollte. Sprich lieber reine Text-Nachrichten, als HTML-Mails mit eingebetteten Bildern und iFrames.

Oder noch kürzer: Gerade bei der Signatur liegt die Würze in der Kürze 😉

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